オフィス移転費用

オフィスを引っ越しするのに絶対に必要なこと

オフィスの移転は複雑で何から準備をすればよいのかお困りの方も多いのではないでしょうか?

オフイス移転にどれぐらいの費用がかかるのか?オフィス移転をするまでの事前準備や相場費用など…

「回収パンダ」ではこれからオフイス移転をお考えの方にお役立ちになる情報をチェックリストに沿ってご紹介します。

オフィス移転にかかる費用の相場は?

オフィス移転相場

オフィス移転をする時期や旧オフィスから新オフィスの距離によっても異なります。

一般的には社員ひとりあたり2〜5万円の引越し費用が相場です。

しかしながらオフィス移転は多額の費用がかかるのでは?とご不安な方もいらっしゃるかと思います。

では一体どれぐらいの費用がかかるのか?新オフィスにかかる費用や旧オフィスにかかる費用を具体的にご説明しましょう。

・新オフィスにかかる費用

①敷金・保証金などの前払賃料

オフィスの移転が決まれば新オフィスの賃貸契約をしなければいけません。

月額の賃料の約6〜12ヶ月分が初期費用(保証金や敷金など)で必要な目安となります。

②新オフィスの内装工事

新しいオフィスフロアの内装工事が必要となります。

電気や電話・LAN工事・壁紙の張り替えなどオフィスの規模や工事の内容で金額も

異なります。

一般的には1坪あたりの内装工事費用は約10〜20万円の費用が目安です。

電気・電話・LAN工事の目安費用は約5〜8万円が社員1人あたりの必要目安金額となります。

事前に予算を立てて業者にお見積り依頼のご相談をされることをオススメします。

旧オフィスにかかる費用

1、入居時の状態に戻す工事

旧オフィスにかかる費用は入居したときと同じように戻す「原状回復工事」が必要となります。

一般的な賃貸契約では解約する際に入居時の状態に戻さなければならないと定められています。

オフィスの規模により工事費用は異なりますが一体どれぐらいの費用がかかるのでしょうか?

1坪あたり約2〜5万円が小・中規模オフィス、

1坪あたり約5〜10万円が大規模オフィスの原状回復工事の目安費用です。

入居時の契約で敷金を納めている場合一般的には原状回復工事の料金に敷金が相殺されますが、

劣化によって修理が必要な箇所は別途費用負担するケースもあるので事前に確認しておきましょう。

2、旧オフィスにある不用品の廃棄料

新オフィスへ移転する際に生じる不用品などの廃棄物。

引越しをするとどうしても不用品廃棄物が出てきますが、この廃棄物には廃棄費用がかかります。

廃棄量によって費用が異なりますがおよその目安は2トン車が1台分の廃棄で約7〜8万円、4トン車1台分の廃棄で約12〜15万円の不用品廃棄費用がかかります。

3、旧オフィスの賃貸料金

新オフィスへの移転が賃貸契約の解約日よりも先に完了したとしても、

賃貸契約の解除日までにかかる賃貸料金は契約通り支払わなければなりません。

このようにオフィス移転の費用は新オフィスと旧オフィスにかかる費用があることが分かります。

その他移転をするときに必要な書類関連の作成をする費用や社員の通勤費用などもあります。

オフィス移転をするときは事前に綿密な計画を立て抑えられるコストは抑えて、

効率の良いオフィス移転をしましょう!

オフィス移転でチェックすべき項目

前章ではオフィス移転にともなう相場費用についてご説明しました。

ここからはオフィス移転をするときの事前準備にお役立ていただけるチェック項目を用意しました。

移転が決まったら何をしなければいけないのか?移転準備についてより詳しくご説明します。

1、引越しを発注した業者と打ち合わせ

オフィス移転が決まったらまずは信頼できる業者と事前に打ち合わせを行います。

移転までにどれぐらいの期間が必要なのかはオフィスの規模や内容によって異なるのです。

移転が決まれば

  • 新オフィスの内装工事
  • 旧オフィスの原状回復工事
  • 旧オフィスで使用しなくなったものの廃棄処分など…

決めることは多岐に渡ります。

「オフィス移転を検討している規模で業者が対応できるのか?」も事前の確認が必要です。

業者としっかり打ち合わせを行い予算を含め計画的な準備が必要となります。

また事前に考えておくとスムーズなのは「新オフィスのレイアウト」です。

内装工事では配線関係の工事も入るためパソコンは何台必要なのかなど、

動線を考えた新オフィスの配置を考えておくと良いでしょう。

費用の確認はもちろんのことトラブルが発生したときに業者が対応してくれるのかなど

アフターフォローの体制が整っているのかも事前確認しておくと安心でしょう。

2、登記などの変更届け出

移転にともない関係省庁へ届け出が必要です。

複雑な手続きもチェックリストを使って漏れがないよう提出書類を遅延なく提出しましょう!

・法務局

本店(本社)の移転には・・・

「移転前の管轄法務局」に申請が必要です。

「本店移転登記申請書」の提出期限は移転日から2週間以内です。

 

支店(支社)の移転には・・・

移転前の管轄法務局に「支店移転登記申請書」の申請が必要です。

本店の所在地で移転日から2週間以内の登記が必要で、

支店の所在地で移転した日から3週間以内に登記同一、

類似商号の調査を行います。

その他各関係省庁に届け出が必要な書類をチェックリストにしているのでご参考にしてください。

・税務署

移転前と移転後の管轄税務署で届出が必要となります。

税務署では「事業年度、納税地、その他変更移動届出書」「給与支払い事業所等の開設・移転・廃止届出書」の手続きを行ってください。

「事業年度、納税地、その他変更移動届出書」は移転した後遅延なく提出が必要です。

「給与支払い事業所等の開設・移転・廃止届出書」は移転日から1ヶ月以内が提出期限です。

・都道府県税事務所

移転前と移転後の管轄税務署で「事業開始等申告書」の手続きを行います。

移転日から10日以内が提出期限です。

・郵便局

移転前の所轄郵便局に「転居届」を提出します。

届出期間の期限はありませんが、

郵便物が滞りなく届けられるように転居先が決まれば早めに提出することをおすすめします。

・消防署

新オフィスの収容人数・条件によって「防火管理者の専任」が必要であるときは、

新オフィスの所轄消防署に「防火管理者選任届」を移転後遅延なく提出してください。

3、通信回線の変更

オフィス移転をするときは通信回線の手続きをしなければいけません。

電話回線の移設手続きは約2週間から1ヶ月程時間がかかります。

手順は現在契約しているキャリアに連絡をして移設工事の日程を決定し、

施工業者の選定と依頼を行ってください。

電話工事は回線数で費用も異なりますので業者にしっかりお見積りを作成してもらいましょう。

4、労働保険などの所在地変更届けなど

・社会保険事務所

移転前の所轄社会保険事務所で「適用事業所所在地・名称変更(訂正)届」を提出します。

移転日から5日以内が提出期限です。

・労働基準監督署

労働基準監督署に住所変更の届け出が必要です。

「労働保険名称・所在地等変更届」「労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書」

「労働保険関係成立届」を提出しますが各提出期限が異なります。

同県内で移転した場合は新所轄監督署で手続きを行ってください。

県外に移転するときは移転前の所轄監督署に廃止届出を提出した後、

新所轄監督署へ成立届出を提出してください。

提出期限は移転日から10日以内で「労働保険名称・所在地等変更届」を提出します。

「労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書」は移転の翌日から50日以内が提出期限です。

「労働保険関係成立届」は保険関係の成立から10日以内が提出期限です。

・公共職業安定所(ハローワーク)

「雇用保険事業主事業所各種変更届」の提出が必要です。

新オフィスの所在地所轄のハローワークで手続きを行ってください。

移転日から10日以内が提出期限です。

 チェックすべき項目まとめ

このようにオフィス移転にともない多岐に渡り書類が必要です。

代行の依頼をされるときは・・・

  • 法務局の手続き→司法書士・行政書士などに依頼できます。
  • 税務署や都道府県税事務所の手続き→公認会計士・税理士などに依頼できます。
  • 社会保険事務所・労働基準監督署の手続き→社会保険労務士などに依頼できます。

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オフィス移転にかかる費用まとめ

オフィスまとめ

オフィスの移転にはたくさんの準備が必要となります。

しかしながらオフィスの移転は企業にとっても価値ある投資で利便性の向上にとどまらずたくさんのメリットがあります。

オフィスの移転が決まった後は信頼できる業者に依頼して、下記オフィス移転のチエックリストをご参考に移転計画の準備をはじめましょう。

*移転6ヶ月前までにしておくこと

・方針を決める

オフィス移転のスケジュールを決める/移転を依頼する業者の検討/移転後の課題などの洗い出しをするなど

・旧オフィスについて

解約の予約をする/保証金の返還額や時期を確認する/旧オフィスの原状回復工事の費用を確認するなど

・新オフィスについて

立地や場所の確認/社員の通勤時間や費用の確認/家賃のコスト/不動産業者との交渉の後オーナーとの契約など

*移転5〜4ヶ月前までにしておくこと

新オフィスのデザインやレイアウトを検討する/業者と打ち合わせを行う/工事を開始するなど

*移転2ヶ月前までにしておくこと状回復

移転の手続きや挨拶準備/取引の金融機関/業務委託期間/各種加入団体への連絡をするなど

*移転〜移転後の手続きにしておくこと

移転当日新旧オフィスの傷などを確認して写真を撮影しておく/関係省庁への届け出など

上記チェックリストをご参考の上、オフィス移転の準備をはじめましょう。

 

 

 

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